Politique de confidentialité

Date d’entrée en vigueur : 1er janvier 2026

Canadian Shield Health Care Services (« Canadian Shield », « nous », « notre » ou « nos ») fournit Poly Voice Companion (« PVC »), une plateforme de documentation et de communication en santé activée par la voix.

La présente Politique de confidentialité explique comment PVC recueille, utilise, traite, divulgue, conserve et protège les renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé lorsque des professionnels de la santé, des organisations de soins de santé, des patients ou des clients et d’autres utilisateurs autorisés interagissent avec PVC.

PVC comprend des fonctionnalités mobiles et Web. Selon le service PVC utilisé et la configuration choisie par une organisation de soins de santé, PVC peut offrir l’enregistrement vocal, la transcription de la parole en texte, la traduction multilingue, l’organisation des patients et des dossiers, l’aide à la documentation clinique, la documentation assistée par l’IA, des fonctions de compagnon ainsi que le transfert d’informations vers un dossier médical électronique (« DME ») ou un autre système d’information clinique.

La présente Politique de confidentialité doit être lue conjointement avec toute entente applicable conclue entre Canadian Shield Health Care Services et l’organisation de soins de santé utilisant PVC.

1. Notre rôle

PVC est fourni principalement aux professionnels de la santé, aux organisations de soins de santé et aux autres utilisateurs autorisés du secteur de la santé.

Selon le service et son déploiement, Canadian Shield peut traiter des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé pour le compte d’une organisation de soins de santé responsable de déterminer comment et pourquoi les renseignements concernant les patients ou les clients sont recueillis et utilisés.

Les organisations de soins de santé et les utilisateurs autorisés sont responsables de s’assurer qu’ils disposent des autorisations, consentements, avis et permissions appropriés requis pour recueillir, enregistrer, utiliser et divulguer les renseignements concernant les patients ou les clients au moyen de PVC.

Lorsque PVC est utilisé dans le cadre de la prestation de soins, les demandes relatives à un dossier clinique officiel de patient ou de client doivent généralement être adressées à l’organisation de soins de santé responsable de ce dossier.

2. Services PVC

PVC offre différentes fonctionnalités selon le service sélectionné par l’organisation de soins de santé.

Application mobile

L’application mobile PVC peut permettre aux utilisateurs autorisés de :

• enregistrer des informations verbales ou des conversations cliniques;
• utiliser Scribe pour des rencontres cliniques dans la même langue;
• convertir la parole en texte;
• utiliser Transcribe pour la communication multilingue;
• traduire du texte pris en charge entre différentes langues;
• identifier ou organiser les intervenants au sein d’une séance lorsque cette fonctionnalité est offerte;
• soutenir les flux de travail de documentation clinique.

Application Web

L’application Web PVC peut permettre aux utilisateurs autorisés de :

• créer et gérer des dossiers de patients ou de clients;
• organiser l’information en dossiers;
• associer des séances enregistrées à des patients ou à des dossiers;
• téléverser ou utiliser des pièces jointes et des évaluations;
• examiner les transcriptions et autres renseignements recueillis;
• générer ou préparer une documentation clinique structurée;
• examiner et modifier la documentation;
• gérer les utilisateurs, les accès, les modèles et les paramètres organisationnels; et
• transférer des renseignements vers un DME ou un autre système d’information clinique conformément au flux de travail applicable.

La documentation clinique assistée par l’IA vise à soutenir les flux de travail professionnels. Les professionnels de la santé demeurent responsables de l’examen et de la correction de la documentation clinique avant de s’y fier à des fins cliniques.

3. Renseignements que nous recueillons et traitons

Les renseignements traités par PVC dépendent du service, de la fonctionnalité et de la configuration organisationnelle utilisés.

A. Renseignements sur les utilisateurs et les comptes

PVC peut traiter des renseignements concernant les utilisateurs autorisés, notamment :

• le nom;
• l’adresse courriel professionnelle;
• l’organisation;
• le rôle professionnel ou organisationnel;
• les renseignements relatifs au compte et à l’authentification;
• les autorisations de l’utilisateur; et
• les renseignements nécessaires à l’administration et à la sécurisation de l’accès à PVC.

B. Renseignements sur les patients et les clients

Lorsque PVC est utilisé dans le cadre de services de santé, PVC peut traiter des renseignements concernant les patients ou les clients, notamment :

• l’identifiant du patient ou du client dans PVC lorsque requis par le flux de travail applicable;
• les identifiants du patient, du client, de la visite, du dossier ou de la séance;
• les observations cliniques;
• les symptômes et les préoccupations;
• les soins prodigués;
• les renseignements médicaux ou liés aux traitements;
• les mesures de santé;
• les notes d’évolution ou notes cliniques;
• les renseignements enregistrés entre les rendez-vous;
• les pièces jointes et les évaluations; et
• tout autre renseignement personnel ou renseignement personnel sur la santé saisi, enregistré, téléversé ou généré au moyen de PVC.

C. Informations audio, transcriptions et traductions

Selon la fonctionnalité de PVC utilisée, PVC peut traiter :

• des enregistrements audio;
• les propos des professionnels de la santé;
• les propos des patients ou des clients;
• des conversations cliniques;
• des transcriptions produites à partir des enregistrements audio;
• du texte soumis à la traduction;
• du texte traduit; et
• des renseignements cliniques contenus dans les enregistrements, les transcriptions ou les traductions.

Les enregistrements audio et les transcriptions peuvent contenir des renseignements personnels sensibles et des renseignements personnels sur la santé.

D. Pièces jointes, évaluations et contexte clinique

L’application Web PVC peut permettre aux utilisateurs autorisés d’associer des renseignements supplémentaires à un patient ou à un dossier.

Lorsqu’un utilisateur autorisé le sélectionne, les renseignements de séance, les pièces jointes, les évaluations, les modèles et tout autre contexte clinique peuvent être utilisés pour soutenir la création de documentation clinique.

E. Renseignements liés aux DME et aux systèmes cliniques

Lorsque PVC est configuré pour interagir avec le DME d’une organisation ou avec un autre système d’information clinique, PVC peut traiter les renseignements nécessaires pour identifier les visites, associer les dossiers, préparer la documentation et transférer les renseignements conformément au flux de travail configuré.

Les renseignements échangés dépendent du service PVC utilisé et de la configuration de l’organisation de soins de santé.

F. Renseignements techniques, de sécurité et d’audit

PVC peut traiter des renseignements techniques et de sécurité nécessaires pour :

• authentifier les utilisateurs;
• contrôler les accès;
• maintenir la sécurité du système;
• résoudre les problèmes techniques;
• surveiller l’activité de l’application;
• enquêter sur les incidents de sécurité; et
• maintenir les registres d’audit.

4. Comment nous recueillons les renseignements

PVC peut recevoir des renseignements :

• directement des utilisateurs autorisés;
• par l’intermédiaire des enregistrements vocaux et des conversations parlées;
• des patients ou des clients participant à une rencontre enregistrée;
• des organisations de soins de santé qui créent des comptes ou fournissent des renseignements liés aux flux de travail;
• par l’intermédiaire d’intégrations configurées avec un DME ou un système clinique;
• au moyen de documents, d’évaluations ou d’autres renseignements téléversés dans PVC; et
• par le fonctionnement technique et les mécanismes de sécurité de la plateforme PVC.

PVC n’accède pas de manière indépendante au DME d’une organisation à moins qu’une intégration ou un flux de travail autorisé n’ait été configuré.

5. Comment nous utilisons les renseignements

PVC peut utiliser des renseignements personnels et des renseignements personnels sur la santé pour :

• créer et administrer des comptes utilisateurs;
• authentifier les utilisateurs autorisés;
• contrôler l’accès aux renseignements et aux fonctionnalités;
• enregistrer des informations verbales;
• convertir la parole en texte;
• traduire du texte entre les langues prises en charge;
• organiser les séances, les patients, les dossiers et les renseignements connexes;
• permettre aux professionnels de la santé d’examiner les transcriptions et les traductions;
• soutenir la documentation clinique;
• prendre en charge les fonctions de compagnon et les fonctions entre les rendez-vous lorsque configurées;
• synchroniser les renseignements entre les différents composants de PVC;
• transférer des renseignements vers un DME ou un autre système d’information clinique lorsque configuré;
• fournir du soutien technique;
• résoudre les problèmes du système;
• maintenir la sécurité et l’intégrité de PVC;
• conserver les registres d’audit appropriés; et
• satisfaire aux exigences contractuelles, opérationnelles, juridiques et réglementaires applicables.

6. Traitement effectué par Microsoft Azure

PVC utilise l’infrastructure et les services Microsoft Azure.

L’environnement principal de production de PVC est hébergé dans Microsoft Azure Canada Central.

Azure AI Speech

L’application mobile PVC utilise Microsoft Azure pour convertir la parole en texte.

Lorsqu’une transcription est demandée, l’audio applicable est transmis à Azure AI Speech pour traitement.

PVC ne transmet pas à Microsoft Azure les noms des patients ou des clients ni d’autres identifiants directs de patients ou de clients sous forme de champs de données distincts dans le cadre de ce processus de transcription mobile.

Toutefois, si des renseignements permettant d’identifier une personne sont mentionnés durant une conversation enregistrée, ils peuvent être contenus dans l’audio ou dans la transcription résultante traitée par Microsoft Azure.

Pour la configuration Azure AI Speech utilisée par PVC, Microsoft traite l’audio et la transcription résultante aux fins de l’opération demandée et les supprime une fois la demande terminée.

Azure AI Translator

PVC utilise Microsoft Azure lorsqu’une traduction est demandée.

Le texte nécessitant une traduction peut être transmis à Azure AI Translator puis retourné à PVC sous forme traduite.

Les renseignements soumis à la traduction peuvent contenir des renseignements personnels ou des renseignements personnels sur la santé, selon le contenu fourni par l’intermédiaire de PVC.

7. Traitement assisté par l’IA dans l’application Web

L’application Web PVC peut utiliser les services Microsoft Azure pour soutenir la documentation clinique assistée par l’IA et les fonctionnalités connexes.

Selon le service PVC applicable, les renseignements utilisés à ces fins peuvent comprendre :

• des transcriptions;
• des séances sélectionnées;
• des renseignements cliniques;
• des renseignements relatifs aux dossiers;
• des pièces jointes;
• des évaluations; et
• d’autres renseignements sélectionnés ou fournis par un utilisateur autorisé.

Les résultats produits avec l’aide de l’IA sont destinés à soutenir les flux de travail de documentation clinique et doivent être examinés par un professionnel de la santé autorisé avant d’être utilisés à des fins cliniques.

8. Utilisation des renseignements pour l’entraînement de l’IA

PVC n’utilise pas les renseignements cliniques des patients ou des clients pour entraîner, ajuster, évaluer ou améliorer des modèles d’intelligence artificielle à usage général.

Les renseignements cliniques des patients ou des clients sont traités uniquement dans le cadre du service PVC applicable et du flux de travail de soins de santé autorisé.

9. Enregistrement des patients et des clients

Certaines fonctionnalités de PVC, y compris Scribe, peuvent enregistrer des conversations entre un professionnel de la santé et un patient ou un client.

Les organisations de soins de santé et les utilisateurs autorisés sont responsables du respect des exigences applicables en matière de protection de la vie privée, de consentement, d’obligations professionnelles et de politiques organisationnelles avant l’enregistrement ou le traitement de la voix ou des renseignements personnels sur la santé d’une autre personne.

PVC peut exiger qu’un utilisateur autorisé confirme que le consentement approprié du patient ou du client a été obtenu avant le début d’un enregistrement.

D’autres services PVC peuvent permettre à un professionnel de la santé de dicter des renseignements après une rencontre avec un patient sans enregistrer directement ce dernier.

10. Consentement relatif à l’application mobile

Avant qu’un utilisateur autorisé puisse utiliser l’application mobile PVC pour la première fois, le Consentement au traitement de la voix et au partage des données de PVC lui est présenté.

L’utilisateur doit accepter explicitement ce consentement avant d’accéder à l’application.

Le consentement décrit l’utilisation des services Microsoft Azure et explique les types de renseignements qui peuvent être transmis à des fins de transcription ou de traduction.

Si un utilisateur refuse ce consentement, il ne sera pas autorisé à poursuivre l’utilisation de l’application mobile PVC.

PVC peut enregistrer :

• le statut du consentement de l’utilisateur;
• la date et l’heure de l’acceptation;
• la version applicable du consentement ou de l’avis; et
• tout autre renseignement nécessaire pour démontrer quel consentement a été accepté.

Si PVC modifie de façon importante le fournisseur de services, les finalités du traitement ou les catégories de renseignements transmis, PVC peut exiger que les utilisateurs examinent et acceptent une version mise à jour du consentement avant de continuer à utiliser les fonctionnalités concernées.

11. Transferts vers les dossiers médicaux électroniques et les systèmes cliniques

Selon le service PVC utilisé et la configuration de l’organisation de soins de santé, les renseignements créés au moyen de PVC peuvent être transférés vers le DME de l’organisation ou vers un autre système d’information clinique autorisé.

Pour certains services PVC, y compris les flux de travail HomeLink AI configurés, les renseignements peuvent être transférés automatiquement.

Pour d’autres services PVC, un professionnel de la santé autorisé peut devoir examiner et transférer les renseignements selon le flux de travail configuré pour ce service.

Une fois les renseignements transférés vers le DME d’une organisation ou vers un autre système d’information clinique, les pratiques de confidentialité, de gestion documentaire et de conservation de l’organisation destinataire s’appliquent à ces renseignements.

12. Fournisseurs de services et destinataires

PVC peut rendre des renseignements accessibles à des fournisseurs de services ou à des tiers lorsque cela est nécessaire à la prestation du service applicable ou du flux de travail autorisé.

Ces fournisseurs ou tiers peuvent comprendre :

• Microsoft Azure;
• les services d’infrastructure et d’hébergement utilisés pour exploiter PVC;
• le DME d’une organisation ou un autre système d’information clinique;
• les fournisseurs autorisés de soutien technique ou d’assistance;
• les conseillers professionnels assujettis à des obligations de confidentialité; et
• les autorités gouvernementales, réglementaires ou judiciaires lorsque la divulgation est requise ou autorisée par la loi.

PVC ne vend pas les renseignements personnels ni les renseignements personnels sur la santé des patients ou des clients.

13. Emplacement des données

L’infrastructure principale de production de PVC est hébergée dans Microsoft Azure Canada Central.

PVC utilise les services Microsoft Azure pour soutenir les fonctionnalités de l’application, de transcription, de traduction et de traitement Web.

Lorsqu’un autre service ou une autre intégration autorisée est utilisé, les renseignements peuvent également être traités conformément à la configuration et aux ententes contractuelles applicables à ce service.

14. Conservation et suppression des données

La conservation des renseignements dépend du service PVC utilisé.

HomeLink AI

PVC ne conserve pas les transcriptions, les traductions ni les renseignements cliniques résultants associés à HomeLink AI après leur traitement et leur transfert au moyen du flux de travail configuré.

Le DME ou le système d’information clinique de l’organisation de soins de santé peut conserver les renseignements conformément à ses propres exigences de gestion documentaire et obligations légales.

AI Scribe

AI Scribe peut conserver les séances, les transcriptions, les renseignements sur les patients ou les dossiers, ainsi que le contenu clinique connexe dans PVC.

L’organisation de soins de santé utilisant ce service est responsable de gérer et de supprimer ces renseignements conformément à ses exigences applicables en matière de conservation et à ses politiques organisationnelles.

Traitement par Microsoft Azure

Pour la configuration Azure AI Speech utilisée par PVC, Microsoft supprime l’audio applicable et la transcription résultante une fois la demande de transcription complétée.

Journaux d’audit et sauvegardes

Les journaux d’audit et les sauvegardes sont conservés pendant la période nécessaire pour répondre aux exigences opérationnelles, de sécurité, juridiques, contractuelles et de gestion documentaire.

La conservation des renseignements dans les sauvegardes ou les journaux d’audit peut différer de celle des dossiers actifs de l’application.

Par conséquent, la suppression d’un renseignement de l’application PVC active ne signifie pas nécessairement la suppression immédiate de ce renseignement dans les environnements protégés de sauvegarde ou d’audit.

15. Mesures de sécurité

PVC utilise des mesures de protection administratives, techniques et organisationnelles conçues pour protéger les renseignements personnels et les renseignements personnels sur la santé contre l’accès, l’utilisation, la divulgation, la modification, la perte ou la destruction non autorisés.

PVC utilise des comptes utilisateurs authentifiés et des mécanismes de contrôle d’accès afin de limiter l’accès aux utilisateurs autorisés.

Les accès peuvent varier selon :

• le rôle organisationnel;
• les autorisations de l’utilisateur;
• l’attribution d’un patient ou d’un client;
• les responsabilités administratives; et
• le service PVC utilisé.

Les utilisateurs sont responsables de protéger leurs identifiants, de sécuriser leurs appareils et de signaler rapidement tout accès non autorisé ou tout incident de sécurité présumé.

Aucun système électronique ne peut être garanti comme étant entièrement sécurisé.

16. Accès et rectification

Les personnes peuvent disposer de droits, en vertu des lois applicables sur la protection de la vie privée, leur permettant de demander l’accès à leurs renseignements personnels ou leur rectification.

Lorsque PVC traite des renseignements concernant un patient ou un client pour le compte d’une organisation de soins de santé, les demandes relatives au dossier clinique officiel doivent normalement être adressées à cette organisation.

Canadian Shield peut transmettre une demande à l’organisation de soins de santé concernée lorsque celle-ci est responsable des renseignements.

Les utilisateurs autorisés de PVC peuvent communiquer avec Canadian Shield concernant :

• les renseignements liés à leur compte PVC;
• la correction de renseignements liés à leur compte;
• les questions concernant les pratiques de confidentialité de PVC;
• les questions relatives au consentement;
• les plaintes liées à la protection de la vie privée; et
• les préoccupations liées à la sécurité ou à la confidentialité.

Les demandes peuvent être soumises à une vérification appropriée de l’identité ainsi qu’aux exigences légales applicables.

17. Retrait du consentement

Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré sous réserve des exigences juridiques, cliniques, contractuelles et de gestion documentaire applicables.

Le retrait du consentement n’exige pas nécessairement la suppression des renseignements qui ont déjà été légalement traités ou transférés dans le dossier clinique d’une organisation.

Le consentement au traitement effectué par Microsoft Azure, tel que décrit, est requis pour utiliser l’application mobile PVC.

Si un utilisateur refuse ou retire le consentement requis pour l’application mobile PVC, il ne pourra plus utiliser les fonctionnalités de l’application qui dépendent de ce traitement.

18. Témoins (cookies) et suivi du site Web

Le site Web de PVC n’utilise pas de témoins analytiques, de témoins publicitaires, de pixels de suivi ni d’autres technologies semblables à des fins de publicité ou d’analyse des visiteurs.

Si cette pratique change, la présente Politique de confidentialité sera mise à jour afin de décrire la technologie applicable et son objectif.

19. Modifications de la présente Politique de confidentialité

Canadian Shield peut mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre afin de refléter les changements apportés à PVC, à sa technologie, à ses fournisseurs de services, à ses pratiques de confidentialité ou aux exigences applicables.

La Politique de confidentialité mise à jour indiquera la date d’entrée en vigueur applicable.

Lorsqu’une modification importante touche les catégories de renseignements traités, les fins du traitement ou les tiers recevant des renseignements, PVC peut fournir un avis supplémentaire et obtenir un consentement mis à jour lorsque cela est approprié.

20. Nous joindre

Les questions, demandes, plaintes ou préoccupations relatives à la présente Politique de confidentialité ou à la façon dont PVC traite les renseignements personnels peuvent être adressées à :

Canadian Shield Health Care Services

Responsable de la protection de la vie privée : Alain Leclair

Courriel : aleclair@canadianshieldhealth.com

Téléphone : 705-618-7233, poste 0

Adresse : New Sudbury Shopping Centre, deuxième étage, 1033 Barrydowne Road, unité 206A, Sudbury (Ontario) P3A 5Z9.

Lorsqu’une question porte sur des renseignements contenus dans un dossier clinique officiel, les personnes peuvent également communiquer avec l’organisation de soins de santé responsable de ce dossier.